RSUP Kandou Segera Terapkan E-Filing System, Aplikasi Online Tata Naskah Dinas dan Pengarsipan

MANADO-RSUP Kandou segera menerapkan sistem pengelolaan surat terpadu melalui aplikasi E-Filing System (EFS). Berlaku untuk tata naskah dinas maupun surat-menyurat.

Langkah itu diungkapkan Direktur Keuangan dan Administrasi Umum RSUP Kandou Dewi Anggraini SE MM usai mendapat sosialisasi dari Sekretariat Ditjen Pelayanan Kesehatan (Setditjen Yankes), di aula lantai 2 Kantor Administrasi RSUP Kandou, Jumat (22/11/2019).

Dirkeu menyebut, dengan penggunaan EFS semua arsip RS dapat dipantau secara online sehingga memudahkan untuk mengakses dokumen jika diperlukan setiap saat.

Kasubbag Tata Usaha dan Rumah Tangga Bagian Kepegawaian dan Umum Setditjen Yankes Bayu Indra Wisnhu SKom menjelaskan, EFS merupakan suatu aplikasi yang membantu pengolahan naskah dinas konvensional dialihkan dalam bentuk soft file. Sehingga keberadaan surat dapat diakses secara online setiap saat.

Penggunaan EFS sesuai dasar hukum arsip elektronik yang diatur dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Adapun fitur yang tersedia dalam aplikasi EFS yaitu rekam surat online, disposisi online, info rekam jejak serta konversi semua laporan kegiatan.

Selain itu, Bayu juga memaparkan tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenkes sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 14 Tahun 2017.

Dikatakannya, administrasi umum adalah salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah.

Ruang lingkup tersebut meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, juga tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo, cap dinas, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah dinas.

Keterpaduan tata naskah dinas Kementerian Kesehatan sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis instansi dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan bidang kesehatan secara efektif dan efisien.

“Karena itu pedoman tata naskah dinas ini diharapkan menjadi acuan tata laksana pemerintahan di seluruh unit Kementerian Kesehatan termasuk di RSUP Kandou,” pungkasnya.

(***)